Cloudsheet
 

Äripäeva ajakirja RP Praktik poolt aprillis läbi viidud uue põlvkonna majandustarkvara kasutustesti võitis Cloudsheet palgaarvestustarkvara!

Testi kokkuvõttes noppis Cloudsheet maksimaalsest 60 punktist 50 punkti!

Palju kiidusõnu saime kasutusmugavuse ja lihtsa ülesehituse eest. Täname korraldajaid tunnustuse ja testijaid praktilise tagasiside eest, mille põhjal saame olla veelgi paremad.

Alljärgnev tekst on refereering artiklist aprillikuises ajakirjas RP Praktik.

Kas infotehnoloogia on raamatupidajate elu lihtsamaks muutnud?

Tekst: Velli Saaberg, RP Praktik toimetaja

Infotehnoloogilised lahendused võimaldavad andmeid edastada kiiremini ja kvaliteetsemalt. Eksimise võimalus on elektroonilise andmevahetusega viidud miinimumini. Mis puudutab finantsvaldkonna tööd, siis ei kujutaks seda ette e-maksuametita, mille kaudu saab igakuiseid maksudeklaratsioone esitada, ja elektroonilise äriregistrita, kuhu juba mõnda aega saab sisestada aastaaruandeid. Käesolevast aastast saab elektrooniliselt menetleda haiguslehti. Need on lahendused, mida pakub riik. Paljud suuremad ettevõtted kasutavad võimsaid ERP- süsteeme (enterprise resource planning  ehk ettevõtte ressursijuhtimise tarkvara), mis on ühildatud arvete digitaliseerimisteenuste pakkujatega ning vahetavad klientide ja tarnijatega elektrooniliselt andmeid. Nende tarkvarade ja lahendustega teenib leiba erasektor.

Raamatupidaja roll on üha enam kontrollida andmete kvaliteeti ja süstematiseerida andmeid nii, et need vastaksid riigi kehtestatud aruandluse nõuetele ja oleksid aluseks juhtimisotsustele.

 

Efektiivsus ja mugavus

Raamatupidamise töö saab tehtud vähema vaevaga, kui see on efektiivselt korraldatud ja seda toetab hästi läbimõeldud hea kasutusmugavusega tarkvara. Raamatupidamine on tänapäeval infotehnoloogiaga tihedalt põimunud.

Raamatupidamisettevõtted pakuvad online - ja e-raamatupidamise teenust – enamasti mõistetakse selle all pidevat ligipääsu andmetele ja aruannetele. Sellise ligipääsu saab tagada mitmel moel, kuid tulevik on veebipõhiste tarkvarade päralt.  Seda, millised eelised on veebipõhisel tarkvaral arvutipõhise tarkvara ees, võib lugeda iga veebipõhist tarkvara pakkuva ettevõtte kodulehelt.

Peamiselt tuuakse välja järgmised kasutegurid:

  • klient ei pea tarkvara arvutisse installeerima;
  • klient ei pea tegema tarkvarauuendusi;
  • veebipõhises tarkvaras tehakse enamasti iga päev andmebaasidest varukoopiaid;
  • puuduvad ühildumisprobleemid erinevate arvutite, nt Mac-i ja PC vahel.

Veebipõhise tarkvara puhul ei pea isegi arvutit omama – piisab ühest arvutist, mis on ühiskasutuses näiteks kodus ja kodunt eemal viibides piisab internetipunkti olemasolust. Paljud on harjunud käima vana tuttavat rada, ja ehkki oleks huvitav teada, mida veebipõhise tarkvara valdkonnas praegu Eesti turul pakkuda on, pole raamatupidajal sageli aega ega tahtmist mitut uut tarkvara katsetada.

Raamatupidamise Praktik testis erinevaid Eesti uue põlvkonna veebipõhiseid tarkvarasid. Keskendusime sel korral raamatupidamise kitsa valdkonna, palgaarvestuse funktsionaalsusele. Kaasasime palgaarvestuse kogemusega spetsialistid ja palusime neil testida kolme majandustarkvara. Tarkvara valiku tegime kolme lihtsa kriteeriumi põhjal: veebipõhisus, sarnane (taskukohane) hinnaskaala ja lihtne ülesehitus.

Sõelale jäid SimplBooks, SmartAccounts ja Cloudsheet. Cloudsheet on spetsialiseerunud palgaarvestusele ja ühildub finantstarkvaraga Margn, teised tarkvarad pakuvad palgaarvestust finantstarkvara osana.

Palusime testijatel läbi mängida lihtsa arvestusstsenaariumi ning teha järeldusi selle kohta, kas uue põlvkonna tarkvaraarendajad mõtlevad õiges suunas ja kastarkvarad vastavad kasutaja ootustele ning aitavad tööprotsessi kergendada. Olgu mainitud, et ükski testijatest oma töös veebipõhist tarkvara ei kasuta.

 

Testi eesmärk:

hinnata tarkvara lihtsust ja loogilisust, kuid eeskätt kasutajasõbralikkust. Testi tulemus on kasutaja subjektiivne hinnang ega pretendeeri seepärast lõplikule tõele.

 

 Hindamise kriteeriumid:

1 – kehv: ülesannet polnud võimalik lahendada / ei leidnud tarkvarast õiget kohta / funktsioon töötas oluliste vigadega/ võttis ebamõistlikult kaua aega / ei olnud võimalik juhendit leida ...

2 – rahuldav: ülesande täitmine tarkvaras võtab liiga palju aega / esines mitteolulisi vigu / ei vastanud ootustele ...

3 – hea: vastas ootustele / vigu ei esinenud/ ülesehitus oli loogiline / töö saitehtud kiirelt ...

4 – suurepärane: ületas kasutaja ootusi

 

Registreeri töötaja ja arvesta talle palka kolmel järjestikusel kalendrikuul. Kolmandal kalendrikuul arvesta töötajale lisaks põhitasule ka lisatasu.

Elina: Töötaja registreerimiseks ja kolme kuu töötasu vormistamiseks kulus 20 minutit. Üllatavalt lihtsalt käis. Lisatasu ei osanud tekitada, töötasu alt ei leidnud. Võiks olla eraldi arvestusliik, kus saab kirja panna, et tulumaksuvabastust ei kasutata lisatasu puhul. Vigu ei esinenud, mugav vaadata kohe pearaamatukandeid. Hinne: 3

Kairit: Vastas ootustele, lisatasu oleks võinudolla seadistuses olemas. Töövõtuleping võiks olla ka valikus. Töötas loogiliselt ja oli lihtne kasutada. Kiire oli samuti. Hinne: 3

Piret: Töötaja kaarti lihtne täita, kõik andmed ühel lehel. Samas on ka maksude seadistused. Töötajaid saab lisada ka otse palgalehelt. Tasude arvestamisel väga hea valida arvestuskuud ja erinevaid arvestusi. Programm arvestab ise kohe kõikide aktiivsete töötajate palgad. Lisatasude lisamine on lihtne, kuid tuleb jälgida, et maksuvaba miinimumi kogemata mitu korda ei arvestaks. Hinne: 4

 

Arvesta neljandal kalendrikuul töötajale haigushüvitis – haiguslehe pikkus on 14 päeva – ja maksa see välja koos kuupalgaga.

Elina: Haigushüvitist lihtne vormistada. Ei saanud hästi aru, miks ta summat välja ei arvestanud. Natuke jäi teadmisi puudu, koolitus vajalik. Aega kulus 30 minutit, et selgeks teha, miks summa ei teki. Hinne: 3

Kairit: Tarkvara ei aidanud leida haigushüvitist korrektselt. Palgaarvestuse haigusperioodi arvutas õigesti maha. Hinne: 2

Piret: Väga hea on töötatud päevade ja keskmiste töötasude arvutamine. Meeldib, et on näha töötaja eelnevate kuude palgad. Väga hea ülesehitus, ülevaatlik. Hinne: 3

 

Viiendal kalendrikuul arvesta töötajale seitsme päeva eest puhkuseraha ja maksa see enne töötaja puhkusele minekut.

Elina: Puhkusetasu lihtne tekitada, kas töötasu jätkamine või kuue kuu keskmine. Väga hea, et saab valida. Puhkusehüvitise arvutas õigesti. Oli olemas, et puhkusehüvitise saab enne puhkusele minekut kätte. Aega kulus 15 minutit. Hinne: 4

Kairit: Super, lihtne ja loogiline ja hästi jälgitav. Arvutas korrektselt puhkusetasu nii tasu säilitamise kui ka keskmise järgi. Hinne: 4

Piret: Väga hea ülesehitus, ülevaatlik. Meeldib, et on näha töötaja eelnevate kuude palk. Hinne: 3

 

Koosta pearaamatu kanded

Elina: Kandeid sai kohe tekitada, väga mugav. Hinne: 4

Kairit: Lihtne ja mõistetav. Kõik töötas mõnusalt. Hinne: 4

Piret: Loogiline ülesehitus. Kuigi kõiki kandeid erinevate kuude kohta vist korraga sellest programmist ei näe. Eeldab eksporti mõnda muuse programmi? Hinne: 3

 

Koosta viienda kalendrikuu kohta TSD deklaratsioon.

Elina: Väga hea ja hästi töötav TSD osa. Tasuliigid õigesti, ei ole segamini aetud bruto- ja netosummasid. Kohe saab tekitada tekstifaili, mida peaks olema mugav importida maksu- ja tolliametisse. Hinne: 4

Kairit: TSD sai tehtud. Hinne: 3

Piret: TSD koostamine mugav ja kiire, vastab ootustele. Hinne: 3

 

Üldine hinnang tarkvarale ja kommentaarid

Elina: Alguses võib kindlasti ette tulla olukordi, kus midagi on valesti sisestatud. Edaspidi kasutamine väga lihtne ja pole vaja väga oma peaga kontrollida. Saab lähtetingimused hästi paika panna.

Kairit: Üldine kogemus positiivne. Silmale hästi jälgitav, lihtne ülesehitus. Töötaja esmane arvele võtmine hästi lihtsaks ja loogiliseks tehtud ja kõik ühel lehel hästi jälgitav. Meeldis kasutada. Puudusena võiks nimetada artiklite (tasuliikide) vähesust. Kõik riigi poolt standardina olemasolevad tasuliigid peaksid olema standardlahenduses.

Piret: Meeldis üldine ülesehitus. Vähem käsitsi tööd ja rohkem automaatsust kui teistes programmides. On loodud ka erinevaid võimalusi arvestusel, näiteks kui on teada netosumma, saab selle alusel arvestada brutosumma, või siis see, et töötajaid saab lisada ka otse palgalehe kaudu. Hea oleks, kui toimuks ka puhkusereservi automaatne arvestus.

 

Testi tulemused

Küllalt ilmekas on fakt, et kõige parema tulemuse sai tarkvara, mis on spetsialiseerunud ainult palgaarvestusele. Küllap sunnib keskendumine ühele valdkonnale lahendama teemat süvitsi ja see tagab ka hea tulemuse.

Testis osalenute kommentaaride põhjal võib järeldada, et kasutajate jaoks on iseenesestmõistetav, et tarkvaras peab kogu arvestus olema võimalikult automatiseeritud. See on ilmselt miinimum, millest alates üldse tarkvara kasutuselevõtust rääkida saab.

Teiseks hindavad kasutajad selgust ja ülevaatlikkust – tarkvara enda lihtsust ja loogilisust ning arvestuse sisendite (näiteks puhkuse alussummad) ja väljundite (näiteks aruandlus töötaja töötasu kohta eri perioodidel) kerget leitavust.

Kolmandana jäi silma see, et hinnatakse kasutajatoe olemasolu ehk kasutajale peavad olema kõik abimaterjalid sobival viisil kättesaadavad. Tarkvara kasutuselevõtt nõuab ka sissejuhatavat koolitust, et töö käigus ei tuleks ise n-ö jalgratast leiutada. Loodame, et tarkvaraarendajad said sellest testist häid mõtteid ja innustust jätkata arenemist ning palgaarvestajad teadlikuks võimalustest, mida pakuvad uue põlvkonna tarkvarad.

 

 

 

 

 

 

 

 

Kontakttelefon 522 2388   © 2017 Payroll Solutions OÜ